GDPR og Databehandling
Find vores betingelser for brug, databehandleraftaler med mere.
1.1 Hvem er vi?
Vi er Skoletube – www.skoletube.dk – leveret af Webtjenesten LærIT.dk ApS, som er vores firmanavn. Vores cvr.nr er: 35862056 og vores firmaadresse er Østergade 38, 7500 Holstebro, Danmark. Tlf.nr. 2714 2687
1.2 Hvad er Skoletube?
Skoletube er en digital platform målrettet danske uddannelsesinstitutioner, hvor elever og lærere kan producere og distribuere undervisningsrelaterede mediepræsentationer.
Platformen indeholder en række produktionsværksteder hvor elever og lærere kan udarbejde præsentationer, fx videoværksted, tidslinjeværksted, tegneserieværksted, mindmapværksted, animationsværksted m.fl.
1.3 Hvorfor bruge Skoletubeplatformen i Skolen?
Ifølge folkeskoleloven skal eleven tilegne sig kompetencer i digital produktion, der kan være kommunikativ eller anvendelsesorienteret.
Eleven skal kunne arbejde vidensbaseret og på den baggrund skabe kreative løsninger med bevidste valg og fravalg af digitale værktøjer. Eleven skal kunne afpasse budskab og formål med en produktion i forhold til en målgruppe og bevidst kunne vælge udtryksformer – billedmæssigt, lydmæssigt og sprogligt.
I de enkelte fag er der desuden oplistet konkrete fagmål, hvor brug af digitale værktøjer er en forudsætning.
Skoletube rummer en komplet værktøjskasse til ovenstående formål.
Læs mere her:
https://www.emu.dk/modul/it-og-medier-vejledning
1.4 Kan alle bruge Skoletube?
Man kan ikke oprette sig selv som bruger. Det kræves at man tilhører en abonnerende uddannelsesinstitution og har et Unilogin.
UNI•Login er et digitalt id for elever, forældre, og medarbejdere på institutioner. UNI•Login giver adgang til nationale tjenester og en lang række pædagogiske services.
(https://www.stil.dk/administration-og-infrastruktur/uni-login)
1.5 Databehandleraftale
Når kommuner og skoler tegner abonnement på Skoletube indgåes en hovedaftale og databehandleraftale. Disse aftaler dokumenterer alt omkring hvordan Skoletube håndterer/behandler kommunens/skolens data (både persondata og brugernes uploadede filer/data).
Skoletube lever op til de regler og dokumentation der skal være i forhold til EUs opdaterede persondataforordning fra 25. maj 2018 (og som KLs databehandleraftale-skabelon bygger på). Dette sikrer at skolen/kommunen har fuld indsigt i hvilke data Skoletube behandler og at de behandles forsvarligt og efter hensigten og formålet som angivet i hovedaftalen/instruksen).
Her nedenfor kan du downloade og læse Skoletubes hovedaftale og databehandleraftale:
Hent aftaler
Hovedaftalen og databehandleraftalen er dokumenter som alle abonnerende institutioner skal godkende for at kunne benytte platformene. Hent ovenstående 2 aftaler – print, underskriv og returner til gdpr@laerit.dk)
I ovenstående kontrakter kan du finde alle vigtige informationer, men du kan også fortsætte med at læse på denne side, hvor vi har taget nogle af de centrale oplysninger fra aftalerne og uddybet dem i et mere forståeligt dansk.
Det er vigtigt for os at kunne hjælpe jer i mål med ovenstående så nemt og gnidningsfrit som muligt, så tøv ikke med at hive fat i os, hvis der skulle være spørgsmål eller andet i forbindelse med ovenstående.
Simon Bennick, Sikkerhedsrådgiver, direkte tlf: 31314010, mail: gdpr@laerit.dk
1.6 Hvilke persondata bruger vi om dig og hvorfor?
Nedenstående er selvfølgelig dokumenteret i ovenstående datakontrakter som er indgået med kommunen/skolen og du kan læse den offcielle persondatapolitik her, men nedenfor er det hele beskrevet mere enkelt:
Vi bliver nødt til at bruge lidt personoplysninger fra vores brugere, når de benytter Skoletube. Oplysninger bruges til at oprette en personlig profil på Skoletube. Profilen bruges udelukkende til at holde styr på hvem der er logget ind og hvilke filer og kanaler der tilhører hvem.
Gennem Uniloginnet trækker vi derfor følgende personoplysninger når brugeren logger ind på Skoletube første gang:
fornavn, efternavn, unilogin brugernavn, klassetilhørsforhold, institutionsnummer, funktion (elev, lærer, pædagog mm), (Skolekom-mail – dog ikke for nye brugere efter 1. marts 2018)
Med disse data oprettes en personlig profil på Skoletube, hvor brugeren beskyttet kan opbevare sine uploadede medieproduktioner og blogindlæg.
Vi bruger ovennævnte oplysninger til forskellige handlinger, fx:
– Når en bruger logger ind på skoletube, så tjekker skoletube via det unikke unilogin brugernavn og institutionsnummer om denne bruger faktisk tilhører en abonnerende institution og dermed har adgang eller ej.
– Når en lærer opretter en beskyttet kanal og vil hente sine elever ind i kanalen, så gøres dette nemt via en Unilogin-import feature. Denne feature virker kun, hvis systemet kan trække en liste der viser klasselisten (klassetilhørsforholdet) fra den skole som læreren tilhører. Her kan han så plukke alle eller enkelte elever. Derfor fornavn og efternavn.
– Når en lærer har oprettet en kanal og eleverne er medlemmer og eleverne uploader fx en tegneserie, video, tidslinje, mindmap osv til denne kanal, da kan læreren nemt overskue hvilke elever der har uploadet hvad. Derfor fornavn og efternavn.
Profiloplysningerne bruges altså udelukkende til at holde styr på hvem der er logget ind og hvilke elevproduktioner der tilhører hvem.
Skoletube indsamler og behandler på ingen måde følsomme personoplysninger som fx: cpr-nummer, køn, adresse, privat emall, tlf-nummer, helbredsforhold, seksuelle forhold osv.
Vi sælger eller videregiver selvfølgelig ingen personoplysninger eller opbevaret materiale på Skoletube til tredjepart.
Persondata og brugergenereret materiale slettes automatisk 1 år efter at en bruger har forladt en abonnerende institution. Brugeren kan altid downloade og gemme sit indhold ned lokalt på sin maskine, hvis dette ønskes.
1.7 Er Skoletube en sikker og tryg platform?
Ja, Skoletube er en sikker og tryg platform. Skoletube bruger på den tekniske side (servere, webservere, storage, databaseservere) gældende sikkerhedsstandarter mht kryptering, firewalls, monitorering osv. Skoletubes servere er desuden placeret inhouse i Danmark i sikrede hostingfaciliteter. (læs mere om vores hostingleverandør her)
Der er en række betryggende rammer, fx, at Skoletubeplatformen drives af et 100% danskejet firma (webtjenesten LærIT.dk ApS) som er målrettet netop danske uddannelsesinstitutioner. Dermed er der direkte kontakt og supportmuligheder via telefon eller mail på dansk. Vi har kontaktpersoner på hver af vores abonnerende skoler og i kommunerne. Hurtig, direkte kontakt går altså begge veje.
Vi følger EU-bekendtgørelsen, og du kan som bruger være tryg ved, at vi overholder GPDR-bestemmelserne. Vi har alle procedurer på plads i forhold til den kommende persondataforordning. Vi benytter www.complycloud.com til vores GDPR-dokumentation. ComplyCloud opretter og ajourfører automatisk en samlet fortegnelse over virksomhedens databehandling.
En gang årligt foretages uafhængig revision af vores databeskyttelse og sikkerhed.
1.8 Skoletube og underleverandører
På Skoletube har vi integreret nogle af verdens bedste produktions-editorer/værktøjer, som brugerne (elever/lærere) kan lave medieproduktioner og præsentationer med.
Fx er der en underleverandør, som har en editor til at lave digitale tidslinjer med. En anden underleverandør har en editor til at redigere video med, en tredje underleverandør har en tegneserieeditor, osv .
Sådan kan vi fortsætte og dermed indeholder Skoletube en hel værktøjskasse med editorer som hver har deres udtryk og formål.
Disse værktøjer er dybt integrerede på Skoletube for at gøre det så nemt som muligt for brugerne at starte værktøjet, producere og distribuere produktet tilbage til Skoletube.
Integrationen består af en API som automatisk – når man trykker på værktøjet på Skoletube – opretter en profil på underleverandørens platform . Hér kan brugeren så gemme sit arbejde under en privat profil.
Vi pseudonymiserer skoletubebrugernes persondata når de automatisk oprettes ved underleverandøren. Dette er blandt andet beskrevet i alle de underdatabehandleraftaler vi har med vores underleverandører.
Alle vores underleverandører er anerkendte, lødige firmaer som lever op til General Data Protection Regulation – EU GDPR.
LærIT.dk ApS har indgået formelle licenskontrakter med alle de integrerede værktøjers firmaer, som passer netop til det unikke setup på Skoletube.
Udover at vores brugere selvfølgelig skal følge de integrerede værktøjers generelle betinger for brug, er der også tilpassede betingelser for vores brugere. Fx at vi pseudonymiserer skoletubebrugernes persondata når de automatisk oprettes ved underleverandøren, at børn under 13 år godt må benytte platformene og at der er aftalt indbyrdes procedurer for sletning af data, således at vi er sikre på, at underleverandørerne lever op til samme krav om sletning som Skoletube og som er beskrevet i hovedaftalen/databehandleraftalen.
Deres platforme er allerede målrettet EDU-området på globalt plan.
(vi har underskrevne udfyldte underdatabehandleraftaler med alle underleverandører. Disse kontrakter kan alle kommuner/institutioner som har indgået hovedaftale/databehandleraftale få adgang til ved forlangende. Se i øvrigt punkt 10 i databehandleraftalen under punkt 1.5 på denne side, der handler om kontroller og erklæringer)
1.9 Abonnementsvilkår og betingelser for brug
Abonnementsvilkår og betingelser for brug er oplyst i hovedaftalen. (download og læs, se punkt 1.5) Men nedenfor er beskrevet og uddybet nogle af de centrale vilkår og betingelser.
Ifølge hovedkontrakt og instruks er Skoletube målrettet til uddannelsesbrug. Du skal altså have et Unilogin og tilhøre en abonnerende institution for at bruge Skoletube.
Uploadet materiale skal være med udgangspunkt i pædagogisk praksis og dermed selvfølgelig være et fagligt produkt der udspringer fra en faglig kontekst, fx en undervisnings-aktivitet/opgave.
Skoletube påtager sig intet ejerskab eller ansvar for brugergenereret/uploadet materiale. Skoletube hoster kun filerne. Det er institutionen som i sidste ende har ansvaret for det indhold som institutionens brugere uploader til Skoletube eller uploader til en af Skoletubes underleverandører.
En leveringsbetingelse jvf. hovedaftalen, er at institutionen skal følge kommunens og/eller datatilsynets retningslinjer for brug af video og billeder.
Du må ikke krænke ophavsretten, når du uploader eller producerer indhold på Skoletube. Du skal leve op til lovgivningen om ophavsret.
Skoletubebrugere skal ved brug af integrerede værktøjer overholde underleverandørernes egne generelle betingelser for brug.
Det er ikke tilladt at distribuere pornografi, obskønt eller ærekrænkende materiale. Det er til enhver tid Skoletubes vurdering, der afgør, om materialet overholder normal undervisningsrelateret brug.
Skoletube kan til enhver tid fjerne materiale uploadet af brugeren, såfremt materialet ikke lever op til betingelserne i denne aftale. Brugeren vil blive adviseret herom.
Billede, video og andet brugergenereret materiale som indeholder personfølsomme oplysninger må ikke behandles på Skoletube.
